فلاتر Excel فقط: كيفية استخدام فلاتر الأرقام والنص والتاريخ لاستخراج البيانات التي تحتاجها

تعمل قواعد بيانات جداول بيانات Excel لأن المستخدمين يمكنهم تصفية البيانات داخل هذه المصنفات. الفلاتر هي الشروط التي تحددها في قواعد البيانات وجداول البيانات لاستخراج المعلومات الدقيقة المطلوبة فقط.

على سبيل المثال ، في قاعدة بيانات جداول بيانات الموارد البشرية ، قد يرغب مدير تكنولوجيا المعلومات في توظيف مرشح يحمل درجة علمية في علوم الحاسب بالإضافة إلى خبرة باستخدام لغات HTML و Java و C ++. يستخدم مدير تكنولوجيا المعلومات الفلاتر القائمة على عوامل تشغيل منطقية لاستخراج جميع المرشحين الذين لديهم بيانات الاعتماد هذه: يساوي ( يساوي ) درجة في "علوم الكمبيوتر" بالإضافة إلى لغات الكمبيوتر تساوي ( يساوي ) " HTML و Java و C ++. " قد تضيف المزيد من الشروط ، مثل المرشحين الذين يساويون ( يساوي ) "CS Software Developer ،" ولكن لا يساوي ( لا يساوي ) "CS Hardware Engineer ،" لتقليل قائمة. يمكن أن تستمر هذه العملية الانتقائية حتى يتم تقليل عدد المرشحين إلى عدد معقول.

لاحظ أن استخراج البيانات يستند إلى أعمدة الحقول في قاعدة البيانات الخاصة بك. لا يمكنك استخراج المتقدمين الذين يساوون "يتحدث الأسبانية" إذا كانت قاعدة البيانات لا تحتوي على حقل للغات. لذلك ، من الأهمية بمكان أن تقوم بإنشاء أعمدة حقل لجمع كل المعلومات التي تخطط لاستخراجها أو تصفيتها في وقت لاحق.

[اقرأ المزيد: يحتاج جهاز الكمبيوتر الجديد الخاص بك إلى هذه البرامج المجانية الممتازة الـ 15]

في هذه الطريقة ، إلى ، سنعرض لك كيفية تطبيق فلاتر التاريخ والعدد والنص على جدول البيانات. لتسهيل عليك ممارسة مهام التصفية التي نحن بصدد وصفها ، قمنا بإنشاء مصنف Excel قابل للتنزيل يحتوي على كافة البيانات التي نستخدمها في هذه المقالة. ما عليك سوى النقر فوق السهم أو الرابط أدناه لبدء التنزيل.

تنزيل مصنف لقواعد البيانات العلائقية والتقارير والجداول المحورية هذا هو مصنف يحتوي على جداول بيانات متعددة يمكن استخدام محتواها لممارسة مهام Excel في قواعد البيانات العلائقية والتقارير والجداول المحورية. . JD Sartain

تدريب اكسل إضافي

إذا كنت ترغب في تعميق إتقان Excel الخاص بك ، هناك عدد من الدورات عبر الإنترنت موجودة لتوسيع معرفتك. إليك أفضل اختياراتنا للبدء:

Coursera - Excel Skills for Business: Essentials

EDX - تحليل البيانات المرئية باستخدام Excel

Lynda.com - Excel: Scenario التخطيط والتحليل

Udacity - Excel Fundamentals

استخدام قائمة الفرز والفلاتر

1. الوصول إلى جدول الانتهاكات. انقر فوق السهم بجانب عمود الحقل المسمى النقاط . لاحظ أن القائمة المنسدلة تبدأ بـ Sort Smallest to Largest أو Sort Largest to Smallest . اختر أحد خيارات الفرز هذه ولاحظ أن Excel يقوم بفرز الجدول باستخدام الحقل الذي يتواجد عليه المؤشر. على سبيل المثال ، إذا كان المؤشر الخاص بك موجودًا في عمود الحقل Points ، يقوم Excel بفرز الجدول حسب الحقل Points.

JD Sartain / PC World

استخدم قوائم Sort + Filters لفرز الحقول

2. في جدول صغير مثل هذا ، من السهل أن نرى بسرعة عدد السائقين في فلوريدا لديهم 3 أو 4 أو 12 نقطة. في الواقع ، من المرجح أن يكون لهذا الجدول آلاف السجلات ومستويات مختلفة من النقاط. استخدام الفلاتر سيكون طريقة أسهل وأكثر كفاءة لتحديد عدد (و) برامج التشغيل التي لها أكبر من أو تساوي إلى 12 نقطة.

عدد المرشحات (شرط واحد ، حقل واحد)

1. انقر فوق السهم بجانب عمود الحقل المسمى النقاط مرة أخرى. قم بالتمرير لأسفل وحدد عدد المرشحات . من القائمة الفرعية المنبثقة ، حدد أكبر من أو يساوي إلى .

2. عند فتح نافذة الحوار تصفية تلقائية مخصصة ، لاحظ اسم الحقل نقاط يتم عرضها تحت المطالبة التي تشير إلى إظهار الصفوف> النقاط> أكبر من أو يساوي (المشغل المنطقي الأصلي) ، الذي يتم عرضه في مربع الإدخال الأول.

3. انقر فوق السهم إلى الأسفل على الجانب الأيمن من المربع الإدخال . لاحظ أن جميع المشغلين المنطقيين مدرجون في هذه القائمة المنسدلة ، والتي يمكنك إعادة تحديدها إذا غيرت رأيك وتريد استخدام مشغّل منطقي مختلف.

4. إذا كنت راضيًا عن اختيارك الأصلي ( أكبر من أو يساوي) ، فانقر فوق موافق ويظهر الجدول الخاص بك مع السجلات التي تطابق الفلتر الخاص بك فقط (في هذه الحالة ، فقط اثنان السجلات). إذا كنت قد قمت بتحديد أكبر من أو يساوي الرقم 4 ، فسيتم عرض جميع السجلات التي تساوي 4 وما فوق (من خلال 12 ، في هذا الجدول).

5. لإلغاء هذا الفلتر وعرض جميع السجلات في هذا الجدول مرة أخرى ، انقر فوق السهم النقاط مرة أخرى ، ثم انقر فوق مسح التصفية من "النقاط" من القائمة المنسدلة الفرز / الفلاتر .

JD Sartain / PC World

من مرشحات العدد ، حدد أكبر من أو يساوي إلى

ملاحظة: النقاط هي حقل رقمي؛ لذلك ، عوامل التصفية المتوفرة في القائمة الفرعية عوامل تصفية (التي تقول عدد عوامل تصفية ) هي المنطقية Operators التي تعمل مع الأرقام: يساوي ، غير Equal، أكبر من و وهكذا. تختلف خيارات المرشحات الأخرى مرة أخرى. بالنسبة إلى التواريخ ، غدًا ، الأسبوع الماضي ، الربع التالي ، إلخ. تتضمن فلاتر النص Begins With و Contains و Non Not Contain وما إلى ذلك. تتداخل بعض الفلاتر بين حقول النص وحقول الرقم ، لكن عوامل تصفية التاريخ فريدة.

6. يمكنك أيضًا استخدام البيانات الموجودة أسفل مربع "إدخال البحث" لاستخراج السجلات التي تساوي القيم (أو العناصر النصية أو التواريخ) في الجدول. انقر فوق النقاط ، ثم تحت مربع البحث الإدخال ، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار التي تقول حدد الكل .

7. تحقق من القيم التي تريد عرضها لاستعلامك أو تقريرك (مثل 4 و 12) ، ثم انقر فوق موافق .

8. يقوم برنامج Excel بإزالة كافة السجلات من طريقة العرض هذه التي لا تتطابق مع الاستعلام الذي تمت تصفيته ، وهو ما يعني أن كل شيء قد انتهى فيما عدا برامج التشغيل التي تحتوي على 4 نقاط أو 12 نقطة.

JD Sartain / PC World

تصفية كافة برامج Florida مع 4 نقاط أو 12 نقطة

مرشحات نص (شرطين ، حقول متعددة)

1. انقر فوق السهم بجانب عمود الحقل المسمى الانتهاك (حقل نص). قم بالتمرير لأسفل وحدد مرشحات النص . من القائمة الفرعية المنبثقة ، لاحظ مرشحات النص المتوفرة: يساوي ، لا يساوي ، يبدأ بـ ، ينتهي بـ ، يحتوي ، لا يحتوي على ، و مرشح مخصص .

2. عند فتح نافذة الحوار التصفية التلقائية ، لاحظ اسم الحقل يتم عرض الانتهاكات تحت الموجه الذي يقول إظهار نوع مخالفة الصفوف : يساوي (يعرض في مربع الإدخال الأول). انقر فوق السهم الموجود على الجانب الأيمن من المربع الإدخال بجوار مربع يساوي الإدخال واختر نوع الانتهاك من القائمة المنسدلة.

3. اتبع الإرشادات الموضحة أعلاه (4-8 تحت Number Filters) لاستخراج بيانات رخصة القيادة التي تحتاجها لتقريرك. على سبيل المثال ، كافة برامج التشغيل التي تحتوي على أنواع "انتهاك" تساوي "تشغيل Light أحمر" أو "انتهاك حزام الأمان" أو "Speeding".

4. ماذا لو كنت ترغب في استخراج كافة السجلات التي تعرض DUI و / أو Reckless Driving؟ اختر يساوي في أعلى مربع الإدخال الأيسر ثم حدد DUI من أعلى مربع الإدخال الأيمن. ثم انقر فوق الدائرة OR (علامة التجزئة). اختر التالي يساوي (مرة أخرى) في أسفل مربع الإدخال الأيسر وحدد Reckless Driving من المربع الأيسر السفلي للإدخال.

ملاحظة هامة: لماذا اختر OR بدلاً من AND ؟ OR تعني أي سجل مع DUI أو أي سجل باستخدام Reckless Driving. AND تعني السجلات التي تحتوي على كل من هذه الانتهاكات. في قاعدة البيانات / الجدول ، لا تحتوي أي من السجلات الفردية على انتهاكات متعددة ، على الرغم من أن بعض برامج التشغيل تعمل.

JD Sartain / PC World

استخدم مرشحات النص لاستخراج بيانات نصية محددة

فلاتر التاريخ (باستخدام شروط مخصصة )

فلاتر "تاريخ Excel" شاملة للغاية وتسمح لك باستخراج تواريخ فردية أو متعددة حسب اليوم أو الأسبوع أو الشهر أو السنة أو الربع أو السنة حتى الآن ، بالإضافة إلى التواريخ داخل النطاقات. يمكنك أيضًا استخدام المنطق السلبي ، مثل جميع التواريخ التي لا تساوي عام 2017 ، أو جميع التواريخ التي لا تساوي مارس وأبريل ومايو.

1. حدد الحقل تاريخ الانتهاك . انقر فوق السهم بجانب مربع البحث تحت فلاتر التاريخ (في القائمة الفرعية الفرز / الفلاتر ) وحدد سنة من القائمة المنسدلة الصغيرة.

2. ألغ تحديد حدد الكل ، ثم أعد التحقق من 2016 و 2015 وانقر فوق موافق .

3. يزيل Excel كل السنوات التي لا تساوي ( لا يساوي ) 2017.

4. انقر فوق مسح التصفية من تاريخ الانتهاك في القائمة الفرعية الفرز / الفلاتر .

5. في نفس القائمة ، حدد MONTH من القائمة المنسدلة مربع البحث.

6. انقر فوق علامة الجمع بجانب 2017 و 2016 و 2015 ، ثم قم بإلغاء تحديد مارس ، أبريل ، و مايو . ثم قم بإلغاء تحديد الفراغات وانقر فوق موافق.

7. يقوم Excel بعرض كل السجلات التي لا تساوي ( لا يساوي ) مارس وأبريل ومايو.

JD Sartain / PC World

استخدم المنطق السالب لإظهار جميع التواريخ NOT EQUAL لشيء

8. تتضمن القائمة الطويلة لفلاتر التاريخ: يساوي ، قبل ، بعد ، بين ، غدًا ، اليوم ، أمس ، الأسبوع القادم ، هذا الأسبوع ، الأسبوع الماضي ، الشهر التالي ، هذا الشهر ، الشهر الماضي ، الربع التالي ، هذا الربع ، الأخير الربع ، السنة التالية ، هذه السنة ، السنة الماضية ، السنة حتى الآن ، كل التواريخ في الفترة (مع أربعة أرباع و 12 شهرًا) ، بالإضافة إلى مرشحات مخصصة .

9. معظم هذه المرشحات هي عملية خطوة واحدة / بنقرة واحدة: انقر فوق عامل تصفية ، وتظهر النتائج على الفور.

JD Sartain / PC World

اختر من قائمة طويلة من عوامل تصفية التاريخ

10. إذا اخترت يساوي ، أو قبل ، بعد ، بين ، أو مرشحات مخصصة ، يفتح نافذة الحوار تصفية تلقائية مخصصة ويطالبك بمعلومات إضافية مثل يساوي إلى ، من قبل ، أو بعد تاريخ محدد ؛ أو بين اثنين تاريخين؛ أو لإنشاء مرشح مخصص .

11. حدد بين وفي إطار الحوار التصفية التلقائية المخصصة ، لاحظ أن Excel قام بالفعل بإضافة شروط عامل التصفية هذا. كل ما عليك فعله هو تحديد التواريخ من القوائم المنسدلة ، مثل:

Is After or Equal To: 2/22/2017

Is Before or Equal To: 5/1/2017

ثم انقر فوق موافق . يعرض Excel التواريخ التي طلبتها فقط.

ملاحظة: بالنسبة إلى هذا الفلتر ، AND هو العامل المنطقي الصحيح لأنك تريد جميع التواريخ بين (أ) و (ب). إذا قمت بتحديد OR ، فسيقوم Excel بعرض جدول قاعدة البيانات بالكامل لأن كافة التواريخ هي قبل أو بعد أو يساوي التواريخ التي حددتها.

JD Sartain / PC World

استخدم عامل تصفية التاريخ بين لاستخراج مجموعة من التواريخ