هذه ليست رسائل غير مرغوب فيها: كيفية إنشاء رسائل بريد مجمّعة في Microsoft Outlook 2013

أنت لست مرسلي رسائل غير مرغوب فيها. أنت شخص يحتاج إلى التواصل مع قائمة كبيرة من العملاء أو المشتركين. تتعهد الكثير من الخدمات لتبسيط رسائل البريد الإلكتروني الجماعية لحملتك التسويقية عبر البريد الإلكتروني ، ولكن أفضل حل قد يكون أداة تستخدمها بالفعل كل يوم.

يعمل Microsoft Outlook 2013 على تعزيز إمكانات دمج المراسلات في Microsoft Word لإنشاء رسائل بريد إلكتروني لها نفس الرسالة. لكن المستلمين المختلفين. وكما هو الحال مع Mail Merge ، يمكنك تخصيص البريد الإلكتروني بمعلومات من أي حقل في دفتر العناوين الخاص بك. في المرة التالية التي تضطر فيها إلى إرسال رسالة إخبارية أو بريد إلكتروني مجمّع آخر ، اتبع هذه الخطوات.

إنشاء قائمة جهات اتصال الدمج

1. من "جزء التنقل" الموجود أسفل علامة التبويب الصفحة الرئيسية في Outlook ، انقر فوق الأشخاص (قد يتم تهجئتها في نص أو ممثلة برمز "الأشخاص" برأسين ، اعتمادًا على إعدادات "جزء التنقل"). قم بالتمرير خلال قائمة جهات الاتصال الخاصة بك ، اضغط باستمرار على المفتاح CTRL ، وانقر فوق كل شخص ترغب في تلقي هذه الرسالة الجماعية. تتحول الأسماء إلى اللون الأزرق عند تحديدها.

حدد مستلمي الرسالة من قائمة جهات الاتصال الخاصة بك.

2. حدد الزر دمج المراسلات من مجموعة الإجراءات واختر الخيارات القابلة للتطبيق من الخيارات التالية في مربع الحوار جهات اتصال دمج المراسلات:

• جهات الاتصال: كافة جهات الاتصال في العرض الحالي أو جهات الاتصال المحددة فقط
• الحقول المراد دمجها: كافة حقول جهات الاتصال أو حقول جهات الاتصال فقط في طريقة العرض الحالية
• ملف المستند: مستند جديد أو مستند موجود. إذا اخترت مستند موجود ، فستحتاج إلى النقر فوق الزر استعراض ، وتحديد موقع المستند ، ثم النقر فوق فتح . بالنسبة لمستند جديد ، يقوم Outlook بتشغيل Word بحيث يمكنك كتابة رسالتك الجديدة.
• ملف بيانات الاتصال: إذا كنت تخطط لاستخدام هذه الرسالة مرة أخرى ، فحدد المربع الملف الدائم ، ثم استعرض للوصول إلى حدد موقع الملف ، أو أدخل اسم الملف.
• خيارات الدمج: بالنسبة لنوع المستند ، اختر نموذج رسائل . ملاحظة: يمكنك أيضًا دمج "بطاقات عنونة بريدية" أو "مغلفات" أو "كتالوج". للدمج ، تأكد من اختيار البريد الإلكتروني .
• سطر موضوع الرسالة: أدخل موضوعًا لبريدك الإلكتروني هنا ، ثم انقر فوق موافق .

إنشاء الرسالة ، ودمج ، وإرسال

1. بمجرد النقر فوق موافق ، يفتح Outlook Word. اكتب نص رسالتك ، ضع المؤشر على خط التحية واكتب مرحبًا ثم انقر فوق الزر إدراج حقل دمج> من مجموعة حقول الكتابة والإدراج. حدد الاسم من القائمة المنسدلة ويقوم Word بإدراج حقل البريد الإلكتروني <> بجوار التحية

2. يمكنك إدراج حقول أخرى داخل نص البريد الإلكتروني مثل الهاتف واسم الشركة والمسمى الوظيفي. ولكن ماذا لو كنت بحاجة إلى إضافة بعض البيانات المخصصة التي لا تحتوي على حقل مرتبط؟ يمكنك استعارة واحدة.

لنفترض أنك ترغب في إرسال رسائل إلكترونية تذكير بالفواتير إلى العملاء تتضمن الرصيد المستحق في حساباتهم. لا يوجد حقل في Outlook لهذا ، ولكن تحتوي حقول أرقام الهاتف على 19 خيارًا للإدخال وأربع مربعات حقول للعرض.

أحد الخيارات الأخرى. حدد هذا الخيار وأدخل الرصيد المستحق هناك. ثم في رسالتك ، ضع مؤشر الماوس الخاص بك حيث تريد التوازن بسبب العرض ، انقر فوق الزر إدراج حقل دمج> من مجموعة حقول الكتابة والإدراج ، واختر آخر من القائمة المنسدلة . سيقوم Word بإدراج حقل البريد الإلكتروني <> وملء هذا الحقل بقيمة الدولار التي أدخلتها في قائمة جهات اتصال Outlook الخاصة بك لكل سجل مدمج.

إنشاء الرسالة ودمجها مع قائمة جهات الاتصال الخاصة بك وإرسالها.

3 . عندما تكون راضيًا عن الرسالة ، انقر فوق الزر بدء دمج المراسلات واختر رسائل البريد الإلكتروني من القائمة المنسدلة. يدمج Word رسائل البريد الإلكتروني ويعرض التنسيق على الشاشة. بعد ذلك ، انقر فوق إنهاء & Merge من المجموعة Finish وحدد إرسال رسائل البريد الإلكتروني من القائمة المنسدلة.

4. في مربع الحوار "دمج البريد الإلكتروني" ، اختر البريد الإلكتروني للحقل "إلى". بعد ذلك ، قم بتغيير أو إدخال موضوع جديد في سطر الموضوع ، ثم حدد HTML كتنسيق. ضمن إرسال السجلات ، اختر الكل إذا كنت تريد إرسال جميع رسائل البريد الإلكتروني في وقت واحد ، السجل الحالي إذا كنت تريد إرسال البريد الإلكتروني المحدد حاليًا فقط ، أو أدخل نطاقًا من السجلات / المستلمين ، ثم انقر فوق موافق . يقوم Word و Outlook بدمج رسائل البريد الإلكتروني وإرسالها.

تحقق من رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من مجلد رسائل البريد المرسل

ومراجعها ارجع إلى Outlook وحدد المجلد إرسال لمراجعة النتائج. إذا كان الدمج ناجحًا ، فيجب أن يكون هناك بريد إلكتروني واحد لكل مستلم يتم إرساله إلى عنوان بريده الإلكتروني مع اسمه على سطر التحية للرسالة.

مراجعة مجلد الرسائل المرسلة للتأكد من نجاح دمج البريد الإلكتروني.

هذا كل ما في الامر. تذكر مراجعة مزود خدمة الإنترنت قبل إرسال أكثر من 50 رسالة إلكترونية في المرة الواحدة ، في حالة وجود عقوبات - مثل تعليق حساب بريدك الإلكتروني - للمراسلات الجماعية. وتنزع إلى المزيد من نصائح Outlook 2013.