تسريع مهام البريد الإلكتروني في Outlook: 5 طرق لأتمتة المهام المتكررة

أي شيء يسرع اتصالات البريد الإلكتروني في Microsoft Outlook يجب أن يكون مكافأة. إن كتابة وإعادة كتابة نفس الفقرات ، ونفس المعلومات ، والإيضاحات ، والإرشادات ، والتعليمات ، وما إلى ذلك ، هو نصف المشكلة التي يمكن حلها بسهولة باستخدام هذه النصائح الخمسة السهلة الموفرة للوقت

1. إدارة واحد أو أكثر من التوقيعات

يجب ألا تضطر مطلقًا إلى إعادة كتابة سطر التوقيع الخاص بك ، حتى إذا كان لديك إصدارات متعددة من معلومات الاتصال الخاصة بك - مثل نسخة للعمل ، وواحدة للمنزل ، وواحدة لأعمالك التجارية.

فتح بريد إلكتروني جديد ، حدد علامة التبويب إدراج ، انقر فوق رمز التوقيع ، واختر التوقيعات من القائمة المنسدلة. في نافذة التوقيعات والقرطاسية ، انقر فوق جديد . أدخل اسمًا لهذا التوقيع في مربع الحوار New Signature ، وانقر فوق موافق . اكتب معلومات جهة الاتصال الخاصة بهذا التوقيع الجديد في مربع تحرير التوقيع ، انقر فوق حفظ ، ثم انقر فوق موافق - ما لم تريد أن يكون هذا التوقيع هو الإعداد الافتراضي. إذا كنت ترغب في طباعة هذا التوقيع على كل رسالة بريد إلكتروني ، فحدده من مربعات القائمة "الرسائل الجديدة" و "الردود / إعادة التوجيه" ضمن "اختيار التوقيع الافتراضي" ، ثم انقر فوق موافق .

لإدراج توقيع على بريدك الإلكتروني ، ضع مؤشر الماوس ، وحدد علامة التبويب إدراج ، وانقر على رمز التوقيع ، ثم اختر واحدة من القائمة. لتغيير التوقيع ، انقر بزر الماوس الأيمن في أي مكان على التوقيع الحالي وحدد آخر من القائمة المنبثقة.

JD Sartain

قم بتوفير الوقت واستخدم توقيعات بريد إلكتروني مخصصة بدلاً من إعادة كتابة معلومات الاتصال الخاصة بك.

2. إنشاء بطاقة عمل Outlook

الخيار الآخر للحصول على توقيع سريع وأكثر احترافية هو استخدام بطاقة تعريف المهنة. افتح بريدًا إلكترونيًا جديدًا ، وحدد علامة التبويب إدراج ، وانقر فوق رمز التوقيع ، واختر التوقيعات من القائمة المنسدلة. في نافذة التوقيعات والقرطاسية ، انقر فوق الزر بطاقة العمل . في نافذة REPLACE Business Card ، قم بالتمرير لأسفل إلى اسم جهة الاتصال الذي تريد إضافته إلى بطاقة العمل. عندما تظهر بطاقة العمل الصحيحة في مربع تحرير التوقيع ، انقر فوق موافق .

لإدراج بطاقة أعمال ، حدد علامة التبويب إدراج ، ثم انقر فوق زر بطاقة العمل ، ثم اختر واحدة من القائمة. تدرج البطاقة في موضع المؤشر. ترقبوا مقالة أخرى عن كيفية تخصيص بطاقات أعمال Outlook.

JD Sartain

إضافة بطاقة أعمال مخصصة بدلاً من كتابة معلومات الاتصال الخاصة بك في نهاية كل بريد إلكتروني.

3. استخدم الأجزاء السريعة لإنشاء كتل نصية قابلة لإعادة الاستخدام

إذا كنت تعيد كتابة نفس الفقرات أو كتل النصوص ، فستعجبك هذه الميزة الرائعة حقًا. الأجزاء السريعة (التي تسمى سابقًا النص التلقائي ، وتسمى أيضًا الكتل البرمجية) هي طريقة تمكنك من نسخ وحفظ كتل من النص المكرر في معرض يمكنك من خلاله استرجاعها وإدراجها على الفور في رسالتك الإلكترونية الحالية.

اكتب كتلة من النص الذي تستخدمه مرارا وتكرارا ، أو تحديد موقع بريد إلكتروني سابق مع رسالة قمت بإعادة كتابتها مائة مرة. قم بتمييز مربع النص ، وحدد علامة التبويب إدراج ، ثم انقر فوق الزر الأجزاء السريعة ، ثم انقر فوق حفظ التحديد إلى معرض الأجزاء السريعة من القائمة المنسدلة.

في مربع الحوار إنشاء كتلة جديدة ، اكتب اسم للجزء السريع الخاص بك من النص ؛ تخطي حقل المعرض (لأنك تريد حفظ هذا في معرض الأجزاء السريعة). بالنسبة إلى الفئة ، عام جيد ، إلا إذا كنت تريد إنشاء بعض الفئات المخصصة استنادًا إلى أنواع كتل النص التي تحفظها. للوصف ، أدخل وصفًا موجزًا ​​حول كتلة النص هذه. لا تقم بتغيير حقل حفظ في. وأخيرًا ، حدد خيار موضع من الحقل الأخير خيارات ، وانقر فوق موافق .

JD Sartain

حفظ كتل نصية متكررة في أجزاء سريعة للوصول وإعادة الاستخدام مرارًا وتكرارًا.

لإدراج كتلة نص ، حدد علامة التبويب إدراج ، وانقر فوق الزر Quick Parts ، ثم حدد كتلة النص السارية من القائمة. إدراج الكتلة في موضع المؤشر. يمكنك أيضًا النقر بزر الماوس الأيمن فوق كتلة النص المناسبة وتحديد موقع إدراج من القائمة. في كلتا الحالتين ، يسقط كتلة النص في البريد الإلكتروني على الفور.

JD Sartain

كيفية إدراج كتل النص (الأجزاء السريعة) في رسائلك الإلكترونية.

لا يمكنك حاليًا تحرير كتلة نصية في Outlook 2013. إذا كنت بحاجة إلى تغيير النص في قالب تم حفظه في المعرض ، فيجب عليك أعد كتابة كتلة النص المحررة وأعد حفظها ، ثم احذف المربع القديم.

لحذف كتلة نص قديمة أو غير مستخدمة ، حدد علامة التبويب إدراج وانقر فوق الزر أجزاء سريعة . انقر بزر الماوس الأيمن فوق كتلة النص المناسبة وحدد تنظيم وحذف من القائمة. في نافذة منظم إنشاء المباني ، تأكد من تحديد كتلة النص الصحيحة ، ثم انقر فوق حذف > نعم > إغلاق .

JD Sartain

How لحذف كتل النص القديمة أو غير المستخدمة لمعرض الأجزاء السريعة.

4. إنشاء قوالب لرسائل البريد الإلكتروني المتكررة

إذا كان لديك عدة فقرات أو صفحة كاملة أو عدة صفحات من النص المتكرر ، فاستبعد قوالب النص "الأجزاء السريعة" وأنشئ قالبًا بدلاً من ذلك. على سبيل المثال ، تعتبر المقترحات وعروض التسعير ومعلومات التسويق وتحديثات المنتج واستعلامات العميل والاستبيانات جميعها أنواع "نماذج" للبيانات التي يمكن حفظها وإعادة استخدامها كنماذج.

لإنشاء قالب بريد إلكتروني ، افتح بريدًا إلكترونيًا جديدًا (أو اضغط على Ctrl + Shift + M) وأدخل محتوى "النموذج" ، أو افتح بريدًا إلكترونيًا حاليًا يحتوي على المحتوى الذي تريد حفظه كقالب. حدد علامة التبويب ملف ، انقر فوق حفظ باسم ، أدخل اسم قالب ، حدد قالب Outlook من القائمة حفظ بنوع ، ثم انقر فوق حفظ .

ملاحظة : يتم حفظ القوالب في: C: users username appdata roaming microsoft templates.

لفتح القوالب واستخدامها ، حدد علامة التبويب المطور ، ثم انقر فوق الزر اختيار نموذج. في الإطار "اختيار نموذج" ، انقر فوق السهم الموجود في مربع الحقل "بحث في" وحدد قوالب المستخدم في نظام الملفات من القائمة. انقر فوق القالب الخاص بك ، ثم انقر فوق فتح ، ثم يفتح البريد الإلكتروني للقالب على الفور. إذا كنت بحاجة إلى إجراء تغييرات ، قم بتحرير القالب الذي فتحته للتو وحفظه باستخدام نفس الإرشادات المذكورة أعلاه.

JD Sartain

استخدم القوالب لحفظ رسائل البريد الإلكتروني لصفحات طويلة أو صفحات متعددة أو إعادة استخدامها.

5 : البريد الإلكتروني التقويم الخاص بك

إذا كنت تستخدم تقويم Outlook الخاص بك لتتبع المواعيد ، فإن هذه الميزة ستكون في متناول اليد. بدلاً من محاولة تخطيط المواعيد ومزامنتها مع أصدقائك وزملائك ، فقط أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى التقويم الخاص بك مباشرةً.

افتح رسالة بريد إلكتروني جديدة ، وحدد علامة التبويب إدراج ، ثم انقر فوق الزر التقويم . في مربع الحوار إرسال التقويم عبر البريد الإلكتروني ، حدد نطاق التاريخ وانقر فوق موافق . يسقط التقويم ويظهر الجدول بالكامل لنطاق البيانات الذي حددته.

JD Sartain

أرسل لزملائك تقويمًا بدلاً من كتابة جدولك.